デスク上で文書を閲覧
社内文書やその他の業務マニュアルなど、資料の中から探して見つけてからでしか進まなかった業務が、文書管理システムでスムーズになります。
オンプレミスとクラウド
物理サーバーを設置する
最近では、従来通りの物理的サーバーを設置するタイプのオンプレミスサービスを利用できます。
自由なカスタマイズが可能
自前にサーバー設置を行うため、社員の要望に合わせたカスタマイズが可能です。自由度が高く好きなようにシステムを組むことができます。
しかし初期投資が高額
オンプレミスはサーバーやライセンスの購入など、初期費用が高額になってしまいます。また、導入までの期間が長くなってしまうことが欠点です。
クラウドコンピューティング
インターネット上にリソースを作るクラウドコンピューティングは、オンプレミスに比べて初期費用無料が一般的でアカウント登録後から利用できるため導入が簡単です。サーバーのスペック変更などをWeb上から行なえるため、簡単な導入が可能です。
両方に利点がある
自前に構築する機能であるため企業の既存システムなどと連携しやすいオンプレミスと、低コストですぐに導入可能でありサポートを付けることができるクラウドはどちらにも利点があります。文書管理システムを利用する際の参考にしてください。
文書管理システム導入した企業社員の声
文書の閲覧がスムーズになった
社内の文書やマニュアルなど、自分が調べたい情報をデスクにいながら調べることができるので、仕事の効率が上がりました。
保管や管理が楽になった
これまで紙で保存していた文書をデータ化することができて、保管場所は検索することで出てくるようになった。管理するのもデスクでできるので書庫などに行く必要が無くなった。
紙の使用量が減った
マニュアルや容量など社内文書は基本的に紙作成が無くなったので、紙の使用量が格段に減りました。
確認・承認が簡略化
今まで上司のデスクに持っていき承認をもらった書類を待ってからでなけらば業務が進みませんでしたが、確認と承認がシステムですぐにできるので業務が簡略化したように感じます。
外出中でも閲覧可能に
クラウド型のシステムであれば、アカウント登録を行なっておけば外出中に文書に関する情報を得ることができるので、責任者がいなければ仕事にならなかった業務もこれで少しは改善されました。