保管から業務効率化まで

文書管理システムでは、文書の保管から文書を使った業務の効率化まで行う機能を備えています。

業務の電子化が進む現代

様々な業務が電子化されていく中で、会社で大量に保管されている規定やマニュアルなどの文書を文書管理システムで電子化して保管し、保存から業務を行なうシステムとして使用しましょう。

文書管理システムで効率化

文書管理が複雑化する現状

文書管理のサイクルは複雑です。その中でも保管から保存にかけての仕分けができずに、書類が溜まってしまうことが多いと思います。

保存・保管の問題解決

文書管理システムでは、文書作成時に保存期間を定めることができて、期限切れの文書を自動的に破棄できる機能が実装されています。また、保管に関しても文書ファイルの移動や検索が容易なので、文書を管理する時間を大幅に割くことができます。

ワークフローの簡略化

文書を作成して承認を得るまでのフローが複雑化してしまいます。数人の承諾がなければ、次の業務へと進めなくなっている現状もあるかと思われます。文書管理システムにはワークフローシステムがあり、システム上で確認と承認を行なうことができて、ワークフローの簡略化を図ることができます。

共同作業による作業効率化

クラウド上で文書の管理や編集を行なえる文書管理システムでは、編集権限のあるユーザー同士でのクラウド上での共同編集が可能です。

セキュリティの強化

文書をデータで管理することにより、持ち出しなどでの紛失や不正の可能性を防ぐことができます。また、文書やユーザーごとにアクセスや閲覧の権限を決めることができるので、セキュリティの強化に繋がります。

文書管理システムの利点

男性

業務のスピードアップ

従来の紙媒体で業務をする際には、処理や管理業務の度に文書が各部門を行き来することになります。そのため、文書を渡すまでの時間や承認後に戻ってくるまでの時間がかかります。その時間を効率化させることで業務のスピードを上げることができます。

顧客満足度へ繋がる

社内だけでの文書のやり取りでだけでなく、申込書の発行までの時間を短縮することや、その他の閲覧性の良さに繋がります。顧客を待たせることなく業務を遂行することができるので、顧客満足度に繋がるでしょう。

コンプライアンスの強化

信頼性の確保こそ企業の存続を決める大事なポイントになります。文書管理システムの導入により、ユーザーの権限管理やログの管理を行なうことができるので、コンプライアンス違反を未然に防ぐことができます。

リスク管理と対応

文書管理の権限管理を行なうことで、ログの管理を行なうことができるので、業務のフローの滞りなどを可視化することができます。また、火災などの災害時に備えてバックアップを作成することで、分散管理を行うことができます。それによってリスクマネジメントに繋がります。

コスト削減から企業成長まで

文書管理システムの導入は紙などの資源削減によるコスト削減から、業務の効率化や保管、さらにリスク管理まで行なうことで、企業の成長に繋げることができます。多くのメリットがある文書管理システムの導入を考えてみてはどうでしょうか。

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